Privatlivspolitik – Landsforeningen Spædbarnsdød

Privatlivspolitik

Det er vigtigt for Landsforeningen Spædbarnsdød, at alle kan have tillid til vores virke og vores evne til at beskytte personoplysninger.

Derfor har Landsforeningen Spædbarnsdød vedtaget denne privatlivspolitik, der kort beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 14 skal vi give dig følgende oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig:

  1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
  2. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
  3. Kategorier af personoplysninger
  4. Videregivelse af dine personoplysninger
  5. Hvor dine personoplysninger stammer fra
  6. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
  7. Retten til at trække samtykke tilbage
  8. Dine rettigheder
  9. Cookiepolitik
  10. Klage til Datatilsynet

 

I det følgende kan du se, hvordan Landsforeningen Spædbarnsdød behandler dine personoplysninger.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.

 

Med venlig hilsen

Direktør Birgitte Horsten

 

 

De registrerede – definition af brugere

Denne privatlivspolitik gør sig gældende for brugere af Landsforeningen Spædbarnsdød. Brugerne er defineret som alle, der kontakter den terapeutiske rådgivning; forældre, pårørende, fagpersoner m.fl.

1.Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Landsforeningen Spædbarnsdød er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, og vi sikrer, at dine oplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Landsforeningen Spædbarnsdød

Rymarksvej 1

2900 Hellerup

CVR: 16020648

Tlf.: 0045 3961 2451

E-mail: forening@spaedbarnsdoed.dk

Dataansvarlig: Direktør Birgitte Horsten

E-mail: birgitte@spaedbarnsdoed.dk

 

2. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine oplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

 

Formålene

Formål med behandling af brugere/medlemmers almindelige personoplysninger hos Landsforeningen Spædbarnsdød:

  • behandling af brugerens/forældres personoplysninger i forbindelse med noter i rådgivningsbøger for at yde den bedst mulige rådgivning
  • behandling af brugerens/forældrenes personoplysninger i forbindelse med tilbud og arrangementer, f.eks. sorggruppe og sorgseminar for at kunne være i kontakt og videregive informationer om arrangementet til brugerne/forældrene
  • behandling af brugerens/forældrenes personoplysninger i forbindelse med medlemskab af foreningen for at kunne yde medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • behandling af brugerens/forældrenes personoplysninger i forbindelse med en klage

 

Retsgrundlaget

Vi behandler dine personoplysninger baseret på Databeskyttelsesforordningens behandlingsbestemmelser, som er en forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

Forordningen omtales i øvrigt ofte også som persondataforordningen eller blot GDPR, som er den engelske forkortelse for forordningen (General Data Protection Regulation).

I forhold til brugernes ”almindelige personoplysninger” følger vi følgende bestemmelser:

  • Artikel 6. stk.1. a. (Lovlig behandling)
  • Artikel 6. stk. 1. b (Behandling nødvendig for kontrakt)

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine personlige oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Kontaktoplysninger for at kunne aftale rådgivningssamtaler
  • Noter i forhold til tabsomstændigheder og udfordringer i forbindelse med tabet
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., her under i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent mm.
  • Håndtering af personoplysninger til arrangementer som sorggrupper og sorgseminar, herunder deltagerlister
  • Håndtering af personoplysninger i forbindelse med en klage

 

3.Kategorier af personoplysninger

Landsforeningen Spædbarnsdød behandler kun almindelige personoplysninger i forhold til Brugere/forældre i henhold til artikel 6 i Dataforordningen.

Vi behandler følgende i forhold til brugere/forældre:

  • Identifikationsoplysninger
  • Noter om sorgforløb

4.Videregivelse af dine personoplysninger

Landsforeningen Spædbarnsdød har brug for at benytte nedenstående databehandlere i forbindelse driften af organisationen. Vi har derfor indgået databehandleraftaler med vores samarbejdspartnere, som har brug for at behandle personoplysninger om Landsforeningen Spædbarnsdøds brugere/ansatte for at kun levere deres ydelse.

Det gælder følgende databehandlere inden for EU:

  • Cloud leverandør (fx Microsoft online service 365, herunder WordPress)
  • Bogføringssystemudbyder (E-conomic)
  • Ekstern bogholder ((ProAccount)-Revisor-Deloitte)
  • Lønadministration (Danløn)
  • Webudvikler (det gør vi selv)
  • Ekstern IT-konsulent (TDC support)
  • Hjemmeside hosting (Siteground-platform)

Det gælder følgende databehandlere uden for EU:

  • Nyhedsbrevsudbyder (Mailchimp). En virksomhed der er EU-U.S. Privacy Shield certificeret.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

5. Hvor dine personoplysninger stammer fra

Vi modtager personoplysninger fra direkte opringninger til vores rådgivning, hvor der altid spørges om samtykke til at nedskrive identifikationsoplysninger, og via henvisninger fra landets fødesteder, sundhedsplejersker m.fl., hvor brugerne/forældrene har givet samtykke til, at Landsforeningen Spædbarnsdød ringer dem op med henblik på at tilbyde information og rådgivning.

6. Opbevaring og sletning af personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som bruger af vores tilbud eller medlem af foreningen og vurderer, at følgende slettefristelser er nødvendigt til behandlingsformålet:

Bruger og medlemmer af Landsforeningen Spædbarnsdød:

  • Personoplysninger om tidligere brugere/forældres samtaleforløb i rådgivningen (rådgivningsbøger) slettes efter anmodning fra brugeren/forælderen, dog senest 1 år efter afslutningen af den rådgivningsperiode, hvor rådgivningsforløbet er afsluttet

 

  • Personoplysninger i forbindelse med arrangementer som sorgseminar og sorggrupper slettes personoplysningerne efter 1 år af hensyn til revisionspligten

 

  • Personoplysninger i forbindelse med medlemskab af Landsforeningen Spædbarnsdød slettes automatisk efter 5 år fra udmeldelse eller efter anmodning fra bruger

 

  • Mails slettes altid efter anmodning fra brugeren, dog minimum 1 gang årligt i december

 

  • Personoplysninger og korrespondance i forbindelse med en klage slettes umiddelbart efter at klagen er behandlet, og klageren har fået svar. Klagen slettes altid efter anmodning fra klageren, dog minimum 1 gang årligt i december

 

 

7. Retten til at trække samtykke tilbage

Vi behandler kun dine personlige oplysninger efter samtykke fra dig, som enten kan være givet ved udfyldelse af henvisning fra hospitalet eller mundtligt ved første telefoniske kontakt med en rådgiver fra Landsforeningen Spædbarnsdød.

Et samtykke du til enhver tid kan trække tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

 

8. Dine Rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse (rettelse)
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger findes ovenfor under punkt 1.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning hurtigst muligt.

 

9. Cookiepolitik

For at sikre at du som bruger får den mest relevante information og den bedste service, når du besøger vores hjemmeside ”spaedbarnsdoed.dk”, kan oplysninger og data indsamles ved hjælp af cookies. Dette hjælper Landsforeningen Spædbarnsdød til at give dig en god oplevelse, blandt andet så du nemt kan finde, hvad du søger. Cookies sletter sig selv efter et vist antal måneder (kan variere), men de fornyes efter hvert besøg. Du kan slette cookies via denne vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering

Cookies anvendes desuden til at føre statistik over hvad brugerne besøger på vores side, samt over hvor mange, og hvor ofte de besøger siden. Derudover anvender vi cookies til at give anonyme oplysninger til annoncører med henblik på at målrette reklamer specifikt til brugerne, fx på Facebook.

 

10. Klage til datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

 

Jeg har lige mistet